ERP-implementatie

De rol van medewerkers in de ERP-implementatie

Een ERP-implementatie is soms een zeer moeilijke onderneming, vooral als de werknemers tegen het nieuwe systeem zijn.

Met een ERP-implementatie zijn er zoveel dingen om in gedachten te houden, zoveel struikelblokken en een vaak beangstigende daling. Als de werknemers in een bedrijf dan niet volgen, zal een ERP-project hoogstwaarschijnlijk mislukken of op zijn minst aanzienlijk duurder zijn dan geschat. Maar welke rollen spelen werknemers eigenlijk in het introductieproces en hoe moeten zij hierbij worden betrokken? Nou, allereerst zijn zij degenen die het systeem aan het einde moeten gebruiken. Dit aspect mag men niet uit het oog verliezen.

Betrek medewerkers

Veel ERP-leveranciers hebben in het verleden hun ervaring opgedaan en hebben implementatiestrategieën ontwikkeld om die risico's te minimaliseren. Natuurlijk kent een externe provider de werknemersstructuur van een klant niet. Het is daarom belangrijk om uw eigen medewerkers vooraf bij het project te betrekken. In hoeverre beslist de professionele competentie van de medewerkers? Hoe bekwamer ze zijn, hoe dieper ze in het project kunnen komen en echte toegevoegde waarde kunnen genereren. Ten eerste moet duidelijk zijn, dit gaat niet over de gevoeligheden van werknemers, maar hun toegevoegde waarde kan dit binnen een implementatieproces genereren.

Samenstelling van projectteams

Aangezien een ERP-systeem leeft van voeding en gebruik door werknemers, moeten ze niet alleen het systeem begrijpen, maar vooral de toegevoegde waarde ervan herkennen. Daarom is het raadzaam om de toekomstige gebruikers van meet af aan naar hun wensen te vragen. Ze weten het beste wat het huidige werk onnodig moeilijk maakt, kennen alle werkprocessen en hebben waarschijnlijk al concrete suggesties voor verbetering in gedachten. Een essentiële tip die herhaaldelijk wordt gegeven, is daarom de samenstelling van een projectteam dat bestaat uit belangrijke gebruikers van de verschillende afdelingen en hun eigen IT-afdeling, indien beschikbaar.

Vergroot de acceptatiekans

Een essentiële taak van het projectteam is om de resterende werknemers van het nieuwe ERP-systeem te overtuigen en een model te zijn voor hun gebruik. Ze vormen quasi de interne klantenservice, zorgen voor vragen, suggesties, klachten of zelfs dubbelzinnigheid. In het verleden is herhaaldelijk aangetoond dat een intern team veel beter kan communiceren in zijn eigen personeelsbestand en dus een aanzienlijk betere waarschijnlijkheid van acceptatie kan bereiken. Uw eigen IT-afdeling moet ook worden opgenomen in het project en niet worden omzeild. Als er bijvoorbeeld een nieuw ERP-systeem in de cloud wordt geïmplementeerd, zijn onderhoudstaken op de IT-afdeling waarschijnlijk geëlimineerd, wat, indien niet voldoende gecommuniceerd, kan leiden tot slechte misverstanden en interne geschillen.

IT-afdeling als initiator

Als gevolg hiervan moet de IT-afdeling bijna de initiatiefnemer van het project zijn en er een belangrijke bijdrage aan leveren. Het moet vooraf met alle instanties worden besproken hoe banen na de introductie van een nieuw ERP-systeem goed kunnen veranderen en er moet ook worden verduidelijkt dat werkprocessen aanzienlijk zullen veranderen. Door sommige processen verder te stroomlijnen, komen nieuwe middelen vrij voor nieuwe taken. Dat wil natuurlijk van tevoren goed doordacht zijn. Wat men niet wil is onrust in de onderneming, vanwege onzekerheden met betrekking tot de eigen baan. Dan is een ERP-implementatie onmogelijk. Externe trainingen pakken sociale kwesties vaak niet volledig aan en werknemers voelen zich vaak niet gewaardeerd. Maar dat is precies waar het om gaat. Het ERP-project moet zo worden opgezet dat iedereen echt geïnteresseerd is in het succes ervan. Centraal moet de persoon in het algemeen zijn.

5 september 2019

De Lifetime Value van leveranciers

Leveranciers zijn veel meer dan een aanbieder van producten of diensten.

Lees verder

Opleiding versus de machine

Uit het onderzoek van het Instituut voor Werkgelegenheidsonderzoek blijkt nu dat werknemers met een functie die in het bijzonder een risico loopt op mechanische substitutie, relatief minder kans hebben om verder onderwijs te volgen.

Lees verder