DMS in openbaar bestuur

Over de ernstige achterstand van overheidsdiensten op het gebied van digitalisering en wat zij eraan kunnen doen.

Een minister sprak eens in 2013 "het internet is nieuw terrein voor ons allemaal" en dit is nog steeds een echo. Zes jaar geleden werd het zelfs beschouwd als een eed van openbaarmaking van zijn eigen achterstand in termen van digitalisering door de federale overheid. Sindsdien heeft de Duitse overheid tal van inspanningen geleverd om de economie en de samenleving te stimuleren tot een gedigitaliseerde leefomgeving. Maar hun eigen administraties zijn soms nog steeds crimineel achteruit op weg. Iedereen kent het probleem, zelfs voor de kleinste zorg om het kantoor persoonlijk te moeten bezoeken, vervelende aanvragen met de hand in te vullen en lange wachttijden te nemen bij de aankoop.

Modernisering traag

Het verkrijgen van afspraken bij openbare besturen is vaak moeilijk en slechts in beperkte mate en proactief mogelijk zonder een afspraak, vaak vrij hopeloos. Nieuwe en mooie concepten werden keer op keer gepresenteerd en je zou tenminste kunnen zeggen dat het openbaar bestuur begon te moderniseren. Nou, nu zijn afspraken al online geplaatst, maar is echt niet veranderd. Nog steeds in de rij staan, nummers trekken en papierwerk voltooien. Kantoren zoals burgers raken steeds meer geïrriteerd, maar de wil om te innoveren lijkt op veel plaatsen te ontbreken. Denk maar aan hoe het zou zijn, u kunt de ID-kaart eenvoudig online uitbreiden, online een paspoort aanvragen of op deze manier een bouwaanvraag indienen. Helaas ziet de realiteit er nog steeds heel anders uit.

Klampt zich vast aan het goede oude papier

In plaats daarvan blijven openbare besturen van gemeenten, gemeenschappen en steden elke dag tonnen papierafval produceren. De middelen voor digitalisering zijn er zeker, maar de gemeenten worden vaak eenvoudigweg niet opgehaald, wat, verrassend, te wijten is aan een te gecompliceerd en ingewikkeld aanvraagproces. Overheden moeten iets doen om intern en extern voorbereid te zijn op de toekomst. Een documentbeheersysteem is het minimum, maar ontbreekt op veel plaatsen nog steeds. De gegevensuitwisseling naar het district, naar andere gemeenten en naar het land vertegenwoordigt daarbij enerzijds, anderzijds is het noodzakelijk om de processen duidelijk af te slanken voor de burger. Met een DMS kunnen op veel plaatsen enorme kosten en veel tijd worden bespaard en heeft de administratie meer ruimte voor belangrijkere activiteiten.